Membuat 5 Tugas Rutinitas HR Lebih Cepat

Hai teman-teman semua, kali ini saya akan bercerita tentang bisnis. Uhuk... belum jadi pebisnis aja udah berani bercerita apalagi nanti kalau jadi pebisnis beneran gimana ya. Hahaha... mungkin saya akan tambah sibuk dan nggak sempat ngurusi blog saya tercinta ini.

Kalian tahu nggak sih, bahwa pemilik bisnis hampir tidak punya banyak waktu luang. Antara berurusan dengan pelanggan dan memimpin tim bisnis sehingga membuat kebutuhan para pekerjanya terbengkalai. Banyak pemimpin perusahaan hanya melakukan kunjungan ke HR ketika saat onboarding atau training karyawan. Hasilnya, terdapat sedikit interaksi dan kedekatan hubungan dengan karyawan. Selain itu, sedikit pula dikumpulkan dokumentasi dan informasi setiap tenaga kerja. Semua tugas administratif ini membutuhkan waktu yang berharga dibandingkan direktur HRD atau manajer kantor yang sering sibuk bekerja.


Walaupun begitu, tim HR masih dapat fokus pada pekerjaan, seperti menyusun strategi atau menemukan karyawan-karyawan hebat berikutnya.




Ada cara yang lebih baik sih sebenarnya, ingin tahu? Berikut beberapa proses HR yang membebani organisasi dengan jumlah waktu dan uang yang tidak perlu dan apa yang harus mereka lakukan sebagai gantinya. Mari kita telusuri yuk, bagaimana HRIS software membuat 5 tugas rutinitas HR lebih cepat.








1. Training karyawan

Ketika masa training karyawan baru, tim HRD berusaha menyusun berbagai rencana program agar karyawan baru betah bekerja dalam tahun pertamanya. Biasanya, pada paruh pertama karyawan baru bekerja dihabiskan untuk mengisi formulir. Hal ini cukup membuat karyawan baru bekerja cukup sibuk. Disisi lain, mereka harus belajar tentang perusahaan dan berpartisipasi dalam peran barunya. 

Suasana training seharusnya menjadi lebih mudah. Dimana, karyawan baru dapat mengurus dokumen online saja terlebih dahulu. Disinilah peran HRIS software bekerja. Dimana, mengotomatiskan dokumen dengan HRIS software adalah kunci untuk menghemat waktu dan uang. 


2. Rekrutmen karyawan baru

Tanpa persiapan yang baik, pendaftaran karyawan baru bisa menjadi mimpi buruk. Karyawan baru dan karyawan lama membombardir tim HR dengan pertanyaan tentang pendaftaran. 

HRIS software memastikan seluruh beban pekerjaan HR dengan menggunakan teknologi pendaftaran yang modern. HRIS software memiliki menu tersendiri dimana dapat memandu calon karyawan melalui pendaftaran elektronik yang tersedia. Selain itu, terdapat forum khusus untuk menjawab pertanyaan calon-calon karyawan. 


3. Timesheets dan daftar gaji.

Artikel Gretchen Gavett yang diterbitkan di Harvard Business Review menunjukkan betapa buruknya karyawan dalam mengingat dan mencatat jam kerja secara akurat. Bahkan, karyawan yang mengisi timesheets hanya 35 persen yang akurat, menurut studi AffinityLive yang yang mensurvei 500 profesional. 

Untuk pelacakan waktu yang lebih akurat, HRIS software memastikan karyawan merekam jam kerja mereka secara elektronik setiap hari dan menjadikannya proses yang sederhana dan otomatis. Selain itu terdapat sistem pelacakan waktu yang terintegrasi dengan penggajian secara langsung. HRIS software meningkatkan akurasi pencatatan jam kerja karyawan lebih akurat.



4. Alur Izin dan cuti

Di banyak organisasi, ada yang namanya proses waktu off-request: karyawan mengisi request izin atau cuti di atas kertas dan meletakkannya di kotak. Ketika manajer menyetujuinya, isian tadi diserahkan ke HR.

HR mendokumentasikannya dan menyesuaikan pembayaran pada slip gaji. Proses ini merupakan proses berlarut-larut yang panjang baik bagi SDM maupun karyawan. 

Sebaliknya, HRIS software akan memudahkan karyawan untuk mengajukan request izin atau cuti secara elektronik untuk persetujuan yang lebih cepat dan dokumentasi otomatis dalam daftar gaji. 


5. Memperbarui informasi karyawan

HR menghabiskan berjam-jam setiap hari memasukkan dan mengelola data karyawan pada gaji, pajak, dan tunjangan serta masih banyak lagi yang harus dilacak. Siapa yang lebih baik untuk melacak informasi karyawan daripada karyawan itu sendiri? Dengan HRIS software memungkinkan karyawan memperbarui dan mengelola profil mereka sendiri, seperti yang mereka lakukan dengan media sosial. Hal ini, tentunya membantu HR tetap up-to-date pada semua data karyawan yang penting, tanpa perlu mengirim email atau bertanya secara langsung.

Bagaimana, ada banyak keuntungan yang perlu dipertimbangkankan. Pertama, sistem HRIS Software memungkinkan untuk mengintegrasikan semua titik data di satu tempat. Kedua, memungkinkan untuk membuat laporan dan analisis yang lebih bermakna dan cepat. Selain itu, keakuratan data ditingkatkan saat organisasi disederhanakan.

Yang paling penting, HRIS software membebaskan profesional HR untuk menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengelola spreadsheet dan lebih banyak waktu pada manajemen proyek tingkat yang lebih tinggi. Ingin tahu apakah sistem HRIS tepat untuk bisnis kalian? Yuk kunjungi LinovHR.com untuk mulai menerapkan HRIS yang baik, efisien dan efektif dalam pengelolaan administrasi bisnis kalian.


Salam,
Dwi Puspita

No comments:

Post a Comment

Yuk berkomentar :)